Telefonansage oder Chatbot: Braucht es beides?
Meist braucht es beides. Chat und WhatsApp Business nehmen dem Telefon einfache Fragen ab. Wer aber ein dringendes oder komplexes Anliegen hat, ruft an, und dann ist die Telefonansage oft der erste oder einzige Kontakt.
Keine Lust, die Ansage selbst ins Handy zu sprechen? Professionelle Telefonansage aufnehmen lassen →
Zwei Kanäle, zwei Bedürfnisse
Immer mehr Unternehmen setzen zusätzlich auf Chatbots oder WhatsApp Business, um Kunden schnell zu erreichen. Die Frage, die mir dabei häufiger begegnet, lautet: Lohnt sich dann überhaupt noch eine professionelle Telefonansage?
Meine Beobachtung ist, dass beide Kanäle unterschiedliche Bedürfnisse bedienen. Wer eine schnelle, einfache Frage hat, schreibt vielleicht lieber eine Nachricht. Wer aber ein dringendes oder komplexeres Anliegen hat, greift immer noch zum Telefon, weil er direkt mit einem Menschen sprechen will oder muss.
Warum die Ansage eher wichtiger wird
Genau in diesem Moment zählt die Telefonansage sogar noch mehr, weil sie oft der letzte Kontaktpunkt ist, bevor tatsächlich jemand abnimmt, oder der einzige, wenn gerade niemand erreichbar ist. Eine schwache Ansage fällt hier besonders auf, weil die Erwartung an persönlichen Kontakt schon hoch ist.
Die beiden Kanäle konkurrieren also weniger, als sie sich ergänzen. Digitale Optionen nehmen dem Telefon einfache Anfragen ab, während die verbleibenden Anrufe umso wichtiger werden, professionell zu klingen.
Wie Ansage und Chat zusammenpassen
Die Ansage darf auf die digitalen Wege hinweisen, etwa mit dem Satz, dass einfache Fragen auch per WhatsApp beantwortet werden. Das entlastet die Leitung. Wichtig ist, dass der Hinweis wie ein Angebot klingt und nicht wie ein Abwimmeln. Wer sprechen will, muss sofort weiterkommen.
Achte auch darauf, dass Ton und Ansprache zusammenpassen. Duzt dein Chat die Kunden, darf die Ansage das auch.
Und wenn am Telefon eine KI-Stimme spricht?
Manche Unternehmen setzen am Telefon inzwischen auch KI-Stimmen ein. Gerade dort, wo Menschen anrufen, weil sie einen Menschen erreichen wollen, fällt eine künstliche Stimme besonders auf. Mehr dazu steht in meinem Artikel KI-Stimme oder echter Sprecher.
Kurz beantwortet
Brauche ich eine Telefonansage, wenn es WhatsApp Business gibt? Ja. Einfache Fragen laufen dann oft per Chat, aber dringende und komplexe Anliegen kommen weiter per Telefon.
Darf die Ansage auf WhatsApp oder den Chat hinweisen? Ja, als Angebot. Wer sprechen möchte, sollte trotzdem sofort weiterkommen.
Ersetzt ein Chatbot die Telefonansage? Nein. Beide Kanäle ergänzen sich, und die verbleibenden Anrufe werden eher wichtiger.